Les Design Sprints plus courts fonctionnent-ils vraiment?
Un workshop de Design Sprint dure en principe 5 jours. Mais est-il est possible d’obtenir de bons résultats avec des Sprints plus courts de 3 ou 4 jours?
Note de Stéph: bien je sois 100% aligné avec le propos, je ne suis pas l’auteur de cet article, je ne fais ici que traduire cet excellent post rédigé originellement en anglais par Douglas Ferguson, avec son accord bien entendu. Doug est le fondateur de la compagnie Voltage Control à Austin Texas et expert facilitateur.
Cet article a été publié originellement sur https://voltagecontrol.co/
Richard Banfield, dans son livre Enterprise Design Sprints disponible sur DesignBetter, avance que les Design Sprints sont devenus “un format reconnu de résolution de problèmes dans les grandes entreprises.”
Peu à peu, en voyant la popularité du Sprint s’accroître, j’ai réalisé que de nombreuses organisations, agences digitales et boîtes de consultants avaient la tentation de modifier le processus du Design Sprint. Souvent en menant des versions abrégées ou compressées du Sprint, — en essayant d’arriver au même résultat, mais en trois ou quatre jours plutôt que de dérouler la version classique en cinq jours.
Originellement en 2016, Jake Knapp, alors Design partner chez Google Ventures, propose sa recette idéale dans le livre Sprint.
Elle se veut plutôt prescriptive mais a l’avantage d’être archi-claire. Un Design Sprint se déroule sur cinq jours— une pleine semaine de travail. Chaque jour comporte son lot d’activités qui s’enchaînent de manière rapide; la méthode est un cheminement précis: définition de problèmes ou d’opportunités (J1), esquisses de solutions (J2), décision et storyboard (J3) prototypage (J4), et enfin tests utilisateurs (J5).
Clair non? Quelles sont donc les raisons qui poussent aujourd’hui certaines équipes à raccourcir leurs Design Sprints ou en modifier la structure? Raccourcir à trois ou quatre jours est-il une sage décision? Explorons ensemble les potentiels avantages ou risques des Design Sprints plus rapides.
J’ai aussi eu le plaisir de recueillir l’avis personnel de Jake Knapp sur sa vision des formats en trois, quatre ou cinq jours.
Spoiler: je suis personnellement partisan de conserver le format original du Design Sprint de cinq jours.
A quoi ressemble un Design Sprint de 3 ou 4 jours?
Parce qu‘à l’heure actuelle tout le monde est surbooké dans les entreprises, il n’est pas vraiment surprenant que l’on cherche à organiser des Sprints plus courts. “Il est quasi-impossible d’accorder tous les calendriers pour un workshop d’un seul jour. Et maintenant vous voulez qu’on se libère pour cinq jours?!”
Je comprends. En tant que facilitateur de Design Sprint, on me demande souvent un format plus court. C’est tentant — un sprint plus court apparaît comme un investissement plus réaliste en temps (et en argent). Cependant, lorsque l’on parle de raccourcir un Design Sprint, je ne pense pas que ce soit aussi simple que de juste travailler plus vite et de compresser plus d’exercices au sein de chaque journée.
Lorsque l’on parle de raccourcir un Design Sprint, je ne pense pas que ce soit aussi simple que de travailler plus vite et de compresser plus d’exercices au sein de chaque journée. — Doug Ferguson
Dans un Design Sprint de trois ou quatre jours, on sera obligés de supprimer certaines parties de l’agenda. Typiquement, certaines équipes éludent le prototypage ou les tests utilisateurs. Mon opinion, c’est que si vous n’allez pas jusqu’au prototypage et aux tests, ce n’est PAS un Design Sprint.
L’un des aspects les plus puissants du Sprint est de tester vos idées et hypothèses au travers d’un prototype et d’entendre le feedback directement de la bouche de vos utilisateurs ou consommateurs. Si vous évincez l’une de ces étapes, vous manquerez l’immense opportunité de donner enfin une voix à vos clients et d’obtenir des retours du terrain, ce qui a terme, vous permettra de définir une direction claire, et d’éviter tout risque de se regarder le nombril.
“J’essaie toujours de mener des Design Sprints de 5 jours car les idées esquissées sont plus profondes. Le risque avec 4 jours c’est de bâcler et de rester en surface. Trois ou quatre jours c’est au final moins d’opportunités pour imaginer des concepts vraiment disruptifs et innovants” — Steph Cruchon, Design Sprint Switzerland.
Lorsque des clients m’approchent pour mener des Sprints raccourcis, Je suspecte un certain nombre de soucis à venir. Premièrement, cela indique que le problème (Sprint goal) qu’ils ont en tête n’est probablement pas assez gros pour mériter un Design Sprint. Si le challenge à venir est assez grand, le budget pour mener un Design Sprint de 5 jours devrait être facilement à trouvable. C’est aussi important que cela.
Deuxièmement, cela m’indique que leur hiérarchie n’est pas vraiment confiante sur le fait que le Sprint est une manière extrêmement efficace et rentable de travailler. Ils sont simplement hésitants sur le fait d’y aller à fond, parce qu’ils ont la vague impression que ça ne pourrait pas “marcher.”
Finalement, ce désir de sprint rapide implique que l’organisation n‘avait pas prévu d’impliquer une équipe diversifiée et pluridisciplinaire dans ce processus. J’ai vu des formats en 3 ou 4 jours, basés sur l’idée qu’une équipe de designers externe allaient construire le prototype alors que des ressources à l’interne allaient travailler sur tout le reste. Pour que tout le monde se sente partie-prenante et créer un véritable échange, vous vous devez d’impliquer tout le monde et de les garder investis tout au long de la semaine. Sinon, le risque c’est d’aboutir, comme dans le business-as-usual, à une équipe de graphistes et développeurs qui exécute simplement la vision des décideurs.
Est ce vraiment juste 3 ou 4 jours?
Une autre chose qu’il faut comprendre, c’est que bien souvent les agences ou consultants qui promettent des “Sprints de trois ou quatre jours”, vendent au final 8 jours de travail au lieu de 5.
En fait, pour pouvoir mener des sprints plus courts, ils se doivent de déplacer un certain nombre d’activités essentielles avant le sprint (par exemple un workshop de définition de la problématique en amont du sprint) ils doivent aussi prendre en charge en plein certaines activités exigeantes — telles que le prototypage — sans que ce temps soit compté comme des jours de sprint.
Avec un format réduit, il est aussi courant de devoir mener un second sprint, plus court la semaine suivante, pour préciser un certain nombres d’aspects.
Il n’y a rien de foncièrement mauvais à modifier le Sprint de cette manière. Cependant, à Voltage Control, j’aime proposer une vraie expérience d’apprentissage et de transformation des entreprises au travers du processus du Design Sprint. Si l’agence prend sur elle l’essentiel de la “charge”, au lieu de proposer au client de réaliser ce travail avec elle, je pense que quelque chose de fondamental a été perdu en chemin. En participant au Design Sprint de A à Z, nos clients ont une compréhension profonde du processus et ont retiré le maximum de valeur de leur Sprint.
Le pire c’est que la prochaine fois, ils n’auront peut être même plus besoin de notre aide.
Les multiples avantages du Design Sprint de 5 jours
Je comprends pourquoi le Design Sprint complet de 5 jours est plus dur à vendre. Les agendas sont plus difficiles à libérer. Une équipe ne peut plus se consacrer aux tâches quotidiennes pendant une semaine. Il y a du travail en amont pour rassembler des data, faire des recherches et ne pas venir les mains vides. Peut être que vous voudrez louer un espace hors de vos murs, pour accueillir ce sprint. Vous devrez probablement faire appel à un facilitateur professionnel, expert de la méthode. C’est un challenge. Cependant, je pense que passées les simples questions de logistique et la peur d’investir du temps, le jeu en vaut vraiment la chandelle.
Le Design Sprint a été perfectionné au sein de Google, au fil du temps, au gré des équipes et au travers de nombreux cas de figures. En clair, le Design Sprint fonctionne. Chaque ingrédient a été ajouté à la recette pour une bonne raison.
Premièrement, le Design Sprint de 5 jours est un processus parfaitement huilé, qui a été affiné au fil du temps. Il a été perfectionné au sein de Google, au gré des équipes et au travers de nombreux projets. En clair, le Design Sprint fonctionne. Chaque ingrédient a été ajouté à la recette pour une bonne raison.
Comme vous pouvez vous y attendre, lorsque j’ai demandé à Jake Knapp ce qu’il pensait du sprint de cinq jours, il m’a répondu qu’il était toujours un fervent partisan de ce format:
“Cinq jours, c’est le format le plus robuste. Je crois que je peux faire face à tout type de situation dans un Design Sprint de cinq jours. Même sans trop de travail au préalable, je sais que nous apprendrons beaucoup et développerons quelque chose de précieux d’ici au vendredi.” — Jake Knapp
Deuxièmement, le Sprint de 5 jours offre le temps idéal pour deux activités critiques de la semaine. On réserve en effet une pleine journée pour le prototypage et une autre pour les tests utilisateurs. (et croyez moi, c’est déjà suffisamment stressant.) Ces activités sont probablement celles dont votre équipe aura le plus besoin. Le prototypage rapide est une compétence importante, mais dont le potentiel est très souvent sous-exploité par les entreprises.
De même, certaines compagnies commencent seulement à discuter avec leurs clients, mais pas aussi souvent qu’elles ne le devraient. Les tests utilisateurs en fin de Sprint sont toujours une révélation.
“J’aime voir les Sprints comme un iceberg. Une grande part de leur magie se déroule en fait sous la surface, c’est dans leur mise en place que se décidera le succès, en amont et après. Ce n’est pas une solution miracle qui accouchera d’un produit prêt à lancer. Il s’agit d’un exercice conçu pour apprendre et atténuer les risques liés à l’élaboration de produits novateurs et de services.” — Dan Levy, More Space for Light
Enfin, c’est une question de flexibilité. Le programme de 5 jours laisse une place pour l’inattendu, pour que des éléments non-écrits apparaissent. Le facilitateur peut plus facilement adapter et réagir aux besoins du groupe. Les deux premières journées peuvent parfois paraître relativement libres, mais elles sont en fait vitales pour libérer la parole et stimuler la réflexion qui doit avoir lieu au sein de l’équipe. Si vous coupez un ou deux jours de votre sprint, il y aura beaucoup moins de temps pour changer de cap, préciser le Sprint Challenge ou creuser plus profondément dans quelque chose de surprenant ou d’excitant.
Des Design Sprints plus courts peuvent marcher…SI
Bien que j’insiste toujours pour que les entreprises fassent le grand saut et investissent dans des Design Sprint de cinq jours, cela ne veut pas dire qu’il n’y ait pas d’exceptions. Dans mon nouveau livre, Beyond the Prototype, je partage le retour d’expérience de The Home Depot. Cette grande compagnie américaine a développé une pratique de Sprints en trois jours. “Nous avons adapté le Sprint classique de cinq jours pour l’intégrer plus efficacement dans la culture de Home Depot“, déclare Eugene du Plessis, Senior UX designer. “Rassembler tout le monde dans une pièce pendant cinq jours est presque impossible pour nous.”
En fait, je pense qu’ils sont capables de mener des versions raccourcies de Sprints avec succès parce qu’ils ont customisé, après être s’être assurés de maîtriser la recette originale de 5 jours et toutes ses subtilités. Brooke Creef, UX Manager à The Home Depot, déclare dans le livre:
“Ce qui nous a valu tant de succès, c’est que nous adaptons lentement. On était très stricts au départ, et pas aussi flexibles au niveau de l’agenda, jusqu’à ce que nous ayons acquis suffisamment d’expérience.” — Brooke Creef, UX Manager, The Home Depot
De manière similaire, Google mène aujourd’hui des Design Sprints de longueurs et de types différents. Tout comme, The Home Depot, je pense que Google a lentement “gagné” son droit à jouer avec le modèle. Leurs équipes travaillent à partir d’une base solide et ont extrême maturité en matière de conception de produits et d’innovation.
Jake m’a aussi partagé le fond de sa pensée sur le Sprint de trois jours, et celui de Google en particulier: “Trois jours c’est super intense, personnellement je ne m’y lancerais pas. Si vous regardez les trois jours des Google Product Sprints, gardez à l’esprit qu’ils ont une armada de designers et de spécialistes en recherche utilisateurs, de nombreux produits existants sur lesquels étudier des patterns, et au niveau de l’interface, ils ont le material design. Ils ont passé ces dernières années à calibrer le Design Sprint pour Google, à l’interne. Mais si vous ne travaillez pas chez Google, vous n’aurez probablement les mêmes ressources sous la main, ainsi que l’expérience nécessaire pour faire fonctionner aussi bien des Design Sprints de trois jours.”
Jake est plus positif au sujet des Sprints de quatre jours. Selon lui, ils peuvent être une option, si l’équipe a déjà beaucoup d’expérience : “Les Sprints de quatre jours fonctionnent mieux si le facilitateur est expérimenté ou si l’équipe a déjà une bonne expérience préalable du Design Sprint. Le travail de cadrage en amont devient dans ce cas vraiment important.”
“Les Sprints de quatre jours fonctionnent mieux si le facilitateur est expérimenté ou si l’équipe a déjà une bonne expérience préalable du Design Sprint.”
— Jake Knapp
Conclusion: Le Design Sprint 5 jour reste encore la voie à suivre.
Les Design Sprints peuvent être une voie vers un changement organisationnel majeur et libérateur de l’entreprise. Mais il n’y a pas de raccourci. Si vous vous lancez dans le Design Sprint et voulez garantir un résultat, je ne peux que vous recommander de commencer par un Design Sprint complet de cinq jours.
C’est la garantie de ne manquer aucune des activités critiques du processus. C’est aussi l’assurance de bâtir le momentum et le focus nécessaire pour poursuivre directement avec la phase d’execution. Tout ce qui vient après le Sprint, en somme. (C’est d’ailleurs le sujet de mon récent livre — éviter une perte de motivation à la fin du Sprint et passer efficacement des idées au concret.)
Les Design Sprints peuvent être une voie vers un changement organisationnel majeur et libérateur de l’entreprise. Mais il n’y a pas de raccourci. — Doug Ferguson
Pour ne pas manquer pas l’opportunité de transformer votre équipe ou votre organisation, investissez dans un Design Sprint de cinq jours. A l’issue de ces cinq jours, il y a fort à parier que vous ne voudrez plus travailler différemment le reste de l’année.
Annonce du livre — “Beyond the Prototype”
(NdT) Beyond the Prototype est le nouveau livre de Doug Ferguson, c’est le parfait complément à l’approche de Design Sprint Quarter que nous avons développée avec Design Sprint Switzerland.
Beyond the Prototype est le nouveau livre du PDG de Voltage Control, Douglas Ferguson
Avez-vous déjà lutté pour faire avancer un projet d’innovation dans le cadre de votre job?
En se basant sur son expérience de facilitateur de Design Sprints pour de grandes entreprises, Douglas Ferguson, PDG de Voltage Control, a écrit Beyond the Prototype pour offrir des conseils pratiques aux équipes qui passent de la découverte du Sprint à l’intégration dans les processus de leur organisation.
Parsemé de courtes histoires provenant d’entreprises telles que Google, Liberty Mutual et Adobe, ce guide décrit six étapes que chaque équipe devrait suivre pour executer sa vision. Pour en savoir plus et l’acheter cliquez ici.
Texte original de Doug Ferguson https://voltagecontrol.co
Traduit de l’américain par Steph Cruchon www.design-sprint.com
